Quando l’amministratore convoca l’assemblea per l’approvazione del bilancio, quali documenti deve allegare all’avviso di convocazione?

Com’è noto, l’amministratore ha l’obbligo di convocare l’assemblea una volta all’anno per l’approvazione del bilancio consuntivo – dell’esercizio trascorso – e preventivo – dell’esercizio a venire- per permettere la continuità di gestione dei beni e servizi comuni

L’esercizio si chiude normalmente al termine dell’anno solare se non vi è una specifica clausola del regolamento dell’edificio che sancisce una data diversa.

Diritto all’informazione

I condomini hanno diritto di essere previamente informati in vista della riunione onde poter esprimere il proprio voto in modo ragionato.

In ragione di questo diritto, ogni condomino può conoscere, prima dell’assemblea di approvazione del bilancio, il contenuto del bilancio stesso, facendone apposita istanza all’amministratore.
Non sussiste per quest’ultimo alcun obbligo di allegazione del bilancio all’avviso di convocazione.

Diritto all’informazione in vista dell’approvazione del bilancio

La Suprema Corte di recente con la decisione n. 21271 del 5 ottobre 2020 ha osservato che: “Non viola il diritto alla preventiva informazione circa i temi oggetto di discussione in assemblea condominiale la mancata allegazione all’avviso di convocazione dei bilanci da approvare, in quanto ciascun condomino può chiedere in anticipo le copie dei documenti che saranno oggetto di (eventuale) approvazione.”

Da questo principio discende che il singolo non può impugnare la delibera di approvazione del bilancio per la mancata allegazione dei documenti contabili all’avviso di convocazione se non ha presentato all’amministratore apposita richiesta di informativa prima della convocanda assemblea atta a deliberare sul tema.

Convocazione assemblea condominio, rendiconto e registro contabilità: la opposta decisione del Trib. Civitavecchia del 7 gennaio 2021, n. 9

Il Tribunale di Civitavecchia con la sentenza del 7 gennaio 2021, n. 9 è tornata sull’argomento.

Partendo dalla lettura dell’art. 1130bis c.c., ha osservato che la norma è stata interpretata dalla giurisprudenza di merito in maniera letterale, con annullamento delle deliberazioni di approvazione del rendiconto in mancanza dei documenti indicati dalla norma in questione (Trib. Roma, n. 20969/2016; Trib. Udine, n. 211/2017; Trib. Torino, n. 3528/17).

Ha poi rilevato che la Corte di Cassazione, con ordinanza n. 33038/2018 ha precisato che registro, riepilogo e nota costituiscono parti inscindibili la cui mancanza, indipendentemente dall’esercizio del concorrente diritto spettante ai partecipanti di prendere visione ed estrarre copia dei documenti giustificativi di spesa, determina l’annullabilità della deliberazione assembleare di approvazione.

L’omessa allegazione alla convocazione di copia del registro di contabilità rende la deliberazione annullabile non essendo possibile per i condomini accertare e verificare prima dell’assemblea, in mancanza del registro, che la situazione patrimoniale indicata sia quella reale (situazione dei pagamenti, date, importi).

Il documento deve dunque essere sottoposto all’attenzione dei condomini previo invio di copie dello stesso, essendo parte inscindibile del rendiconto, finalizzato ad una comprensione immediata del medesimo ai fini della discussione e della partecipazione consapevole.

Si tratta di principio troppo rigido, a parere di chi scrive.

Convocazione assemblea condominio, rendiconto e registro contabilità: orientamento dominante e i principi sottesi

Dalla lettura dell’art. 66 disp. att. c.c. non si ricava alcun obbligo specifico posto che, per soddisfare il diritto all’informazione dei condomini in merito all’oggetto della delibera, è sufficiente l’indicazione nell’avviso di convocazione del tema su cui verterà la discussione e la votazione mentre è onere del condomino interessato rivolgersi all’amministratore per visionare la documentazione relativa alla materia all’ordine del giorno.

Questa osservazione è stata fatta propria dalla Suprema Corte del 15 ottobre 2018, n. 25693, secondo cui non è configurabile propriamente un obbligo, per l’amministratore condominiale qualora convochi l’assemblea anche per l’approvazione di delibere attinenti a bilanci preventivi e/o consuntivi, di allegare all’avviso di convocazione anche i documenti inerenti a detti bilanci da esaminarsi compiutamente in sede di celebrazione dell’assemblea.

Ogni condomino ha la facoltà di richiedere all’amministratore, prima della riunione, le copie dei bilanci oggetto di approvazione.

Negli stessi termini sono anche il Tribunale Roma, 12 gennaio 2010, n. 316 e il Trib. Nocera Inf. 10 maggio 2012 n. 394.

È noto il principio affermato a suo tempo dal Supremo Collegio del 19 maggio 2008, n. 12650, sulla cui base ogni proprietario può chiedere di ottenere con un congruo anticipo tutta la documentazione che riguarda gli argomenti all’ordine del giorno in assemblea: un eventuale rifiuto opposto dell’amministratore determina l’annullabilità delle delibere successivamente approvate sul punto, atteso che tale rifiuto incide sul procedimento di formazione delle maggioranze in assemblea.

Questo principio era già stato rilevato nel 2003, laddove la Cassazione ebbe modo di affermare che non rendere disponibile, all’esame dei condomini, che lo richiedano, la documentazione contabile in sede di approvazione del consuntivo, comporta la violazione da parte dell’amministratore dell’obbligo di rendiconto e l’invalidità della delibera di approvazione (Cass. 08 agosto 2003, n. 11940).

Ed infatti “benché l’amministratore del condominio non abbia l’obbligo di depositare la documentazione giustificativa del bilancio negli edifici, egli è tuttavia tenuto a permettere ai condomini che ne facciano richiesta di prendere visione ed estrarre copia, a loro spese, della documentazione contabile, gravando sui condomini l’onere di dimostrare che l’amministratore non ha loro consentito di esercitare detta facoltà” (Cassazione, 28/1/2004, n. 1544)” (Trib. Milano 11 febbraio 2014, n. 2039).

Convocazione assemblea condominio, rendiconto e registro contabilità: clausola del regolamento

Ne discende che l’amministratore di condominio, salvo diversa disposizione del regolamento di condominio, non deve allegare all’avviso di convocazione i documenti collegati agli argomenti che saranno oggetti di discussione, avendo il solo obbligo di ben individuare le questioni che saranno approfondire in riunione.

Infatti il regolamento di condominio può ben disciplinare questo diritto dei condomini, sancendo l’obbligo dell’amministratore di allegare all’avviso di convocazione i documenti contabili prescritti dall’art. 1130bis c.c., che diversamente non sarebbero oggetto di alcun onere.